Com a intensa transformação do mercado automotivo, a Toyota se posiciona como provedora de soluções amplas em mobilidade. Exemplo desse protagonismo são as parcerias globais, a intensificação do uso de tecnologia embarcada em seus veículos e oferta de novas soluções eletrificadas. Recentemente, anunciou até uma nova cidade no Japão (Woven City), onde mais de 2 mil pessoas poderão experimentar a vida do futuro com um novo conceito de mobilidade e sustentabilidade.

Essa mudança, no ambiente externo, também tem sido realizada dentro de casa pela empresa. Tanto que, em 2019, no Brasil e na Argentina, a companhia escutou mais de 4 mil colaboradores, buscando reconhecer fortalezas e oportunidades de melhoria na forma de trabalhar, em um processo cocriativo. Desde então, uma série de iniciativas foram tomadas, como a criação de um time de agentes de mudança, grupos de trabalho para determinados assuntos (como inovação) e algumas ações-piloto, como a implementação do trabalho remoto.

Com a pandemia, em vez de parar os projetos, a Toyota viu a oportunidade de intensificá-los. A companhia prontamente atendeu às recomendações da Organização Mundial da Saúde (OMS) e colocou em trabalho remoto todas as áreas administrativas, além de ter suspendido a produção.

Ao longo das oito primeiras semanas, reforçou a comunicação com os colaboradores em trabalho remoto para entender como estavam, desde a saúde física e emocional até a produtividade. Já foram mais de 35 encontros online com mais de 400 pessoas com o presidente da Toyota no Brasil, Rafael Chang, além de muitas lives com temas diversos, grupos no Yammer (rede social colaborativa interna), vídeos e outras ações de comunicação. A impossibilidade da presença tão frequente na produção também fez com que os times buscassem soluções tecnológicas, como visitas guiadas online pelo celular, reparos à distância, reuniões virtuais com equipes produtivas, uso de drones (por exemplo, para manutenção preventiva em lugares altos), entre outras.

Esse aprendizado tem permitido à Toyota “virar a chave” e adaptar a jornada de seus colaboradores da área administrativa para um novo regime. Desde 22 de junho, quando os colaboradores voltaram ao trabalho, não precisaram retornar presencialmente. Tiveram a opção de continuar a trabalhar de suas casas, se decidissem assim. Para Evandro Maggio, diretor de Recursos Humanos no Brasil, “sequer estamos chamando essa modalidade de trabalho de home office. Usamos o termo ‘trabalho remoto’, pois as pessoas poderão trabalhar de onde elas quiserem. Os nossos colaboradores testaram e aprovaram o processo. Vimos na pandemia a oportunidade de o trabalho remoto virar uma prática desde já”.

Para Viviane Mansi, diretora de Comunicação e Sustentabilidade para América Latina e Caribe, essa agilidade diante de uma situação tão crítica diz muito sobre a Toyota e a forma como ela pretende encarar os desafios do futuro. “Estamos nos reinventando e vimos que é perfeitamente possível esse novo jeito de trabalhar. Além de contribuir com as famílias que precisam ainda estar em casa para cuidar dos seus filhos – e incentivamos que seja um trabalho de pais e mães ou quaisquer pessoas nesses papéis -, estimulamos o uso de tecnologia e ainda repensamos questões de meio ambiente. Nunca imprimimos tão poucos documentos!”, afirma.

As mudanças não param por aí: a Toyota está simplificando seus processos. Eventos que eram feitos com até 20 semanas de planejamento foram executados em apenas duas. Também podemos ver avanços nos processos e nas aprovações por assinaturas eletrônicas. As novidades fazem parte de um processo de evolução cultural mais amplo, batizado internamente de “Moving Lives – Vamos juntos acelerar a nossa evolução”.

E sobre a continuidade do legado da Toyota, Maggio não deixa dúvidas: “o nosso jeito de fazer e pensar o negócio, o ‘Toyota Way’, vai continuar. Nosso respeito às pessoas, a confiabilidade em nossos serviços e o compromisso com os kaizens (melhorias contínuas) embasam nossa visão em longo prazo, somados ao que queremos incorporar agora ao time interno por meio de novas competências e boas práticas, que também equilibrem atividades pessoais e profissionais”.

Para quem precisa estar nas fábricas, um novo e completo protocolo de segurança já foi implementado e inclui câmeras térmicas para medir a temperatura das pessoas desde a entrada, nova configuração dos espaços para aumentar a distância entre os colaboradores, além de suporte psicológico para o retorno à produção. Tudo é parte do plano da Toyota em priorizar a segurança e o bem-estar de todos neste novo cenário.

O olhar mais apurado para a inovação no dia a dia dos colaboradores, a busca por mais eficiência e sustentabilidade e resultados ainda melhores acabam ressignificando o trabalho das equipes, cada vez mais atrelado à colaboração, conectividade em tempo real e foco no cliente e demais públicos importantes para a Toyota – sem descuidar da saúde, segurança e do bem-estar dos colaboradores em primeiro lugar.

A adoção da plataforma Yammer pela Toyota do Brasil completou um ano e já alcançou a adesão de 80% dos colaboradores, o que corresponde a 4,5 mil pessoas ativas. Desde sua implementação, a rede social corporativa da Microsoft, integrada ao Pacote Office 365, já movimentou mais de 1,5 milhão de mensagens. De acordo com Viviane Mansi, a plataforma possibilitou alcançar e conectar todos os colaboradores, o que contribui para que a comunicação seja mais alinhada e efetiva. “Todos têm um canal centralizado para obter informações de modo ágil e dinâmico”, explica a executiva.

Os conteúdos trabalhados no Yammer abrangem comunicados internos, reconhecimentos, anúncios importantes e outros assuntos que ajudem a reforçar a cultura da empresa e a compartilhar conhecimento entre áreas – como sugere a própria expressão japonesa “Yokoten”, que é muito usada para explicar esse conceito. Dessa forma, as mensagens institucionais são sempre direcionadas primeiramente para o público interno, o que é indispensável para alinhar a comunicação. Além disso, a rede colaborativa é aberta, para que todos os colaboradores possam publicar e interagir com as postagens.

A liderança da Toyota desempenhou um papel primordial no processo de implementação da plataforma, a começar por seu presidente, Rafael Chang, que desde o início interage com as informações. Chang incentiva o uso da rede social para todos, desde o corpo diretivo até o público que está na linha de frente das fábricas: os operadores. “Interagir, compartilhar temas relevantes e trazer notícias para alimentar esse canal de comunicação é um trabalho de todo dia e exige dedicação, mas os resultados valem muito a pena”, afirma Viviane.

Alcançar os colaboradores que atuam na produção era uma das principais preocupações da empresa, por isso, foram criados logins individuais para quem não tinha acesso aos canais online tradicionais, como newsletter e e-mail. Agora, o Yammer centraliza todas as informações de maneira democrática para que todos acessem a rede social pelo celular, já que também está disponível em formato de app além da opção via navegador. O próximo passo, segundo a companhia, é instalar pontos de Wi-Fi nos refeitórios e áreas comuns, para melhorar ainda mais a acessibilidade e aumentar gradativamente a interação entre as áreas e as plantas da Toyota no Brasil.